Liên tiếp trong quý I và đầu quý II năm 2020 lượng doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử gia tăng nhanh chóng. Hầu hết các doanh nghiệp đều muốn sử dụng hóa đơn điện tử trước thời hạn bắt buộc để có thời gian làm quen và tìm kiếm nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Bên cạnh đó, việc nắm bắt các quy định về hóa đơn điện tử cũng là nội dung quan trọng không thể bỏ qua. Hiện nay các doanh nghiệp vẫn đang triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011 đến khi Tổng cục thuế có quyết định thay thế. Chính bởi vậy ngoài những quy định về đóng dấu trên hóa đơn, bài viết này sẽ trình bày cụ thể nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử và điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn theo Thông tư 32/2011.
Nguyên tắc sử dụng theo Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử
Tại Thông tư 32/2011 đã quy định rõ ràng về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử, theo đó, người bán hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử cần phải:
Thứ nhất: Thông báo cho người mua về định dạng hóa đơn điện tử. Đây là yêu cầu quan trọng để đảm bảo cả người bán và người mua đề xác định được định dạng của hóa đơn điện tử để từ đó có hướng giải quyết, xử lý công việc một cách tốt nhất.
Thứ hai: Thông báo rõ cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa người bán và người mua: truyền trực tiếp hay gián tiếp. Có rất nhiều khách hàng mua hàng là cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ không có điều kiện để có thể nhận được hóa đơn điện tử, do vậy, bên bán và bên mua cần phải thống nhất rõ ràng về cách thức truyền nhận hóa đơn để đảm bảo hiểu ý nhau, không làm ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của cả hai phía.
Các lỗi thường gặp khi kê khai thuế đối với DN dùng hóa đơn điện tử
Quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có sai sót khi tạo lập
Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử
Điều kiện của tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử là một trong những quy định quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải nắm được. Bởi lẽ, nếu không đáp ứng đủ các điều kiện này thì doanh nghiệp sẽ khó có thể triển khai thành công hóa đơn điện tử thay hóa đơn giấy. Cùng điểm lại những điều kiện để có thể khởi tạo hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011 như sau:
-Thứ nhất, doanh nghiệp phải là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế hoặc trong hoạt động ngân hàng.
– Thứ hai, doanh nghiệp phải đáp ứng được địa điểm và cơ sở vật chất, hạ tầng đáp ứng cho việc sử dụng và lưu trữ hoá đơn điện tử.
– Thứ ba, có đội ngũ người thực thi đủ trình độ và khả năng tương xứng.
– Thứ tư: Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật. Điều này vô cùng quan trọng bởi với hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp không thể sử dụng chữ ký tay để ký hóa đơn được.
– Thứ năm: Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán theo thời gian thực khi lập hóa đơn.
– Thứ sáu: Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.
– Thứ bảy: Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.
Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp bạn đọc, các doanh nghiệp nắm được các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử, điều kiện khởi tạo hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011 đề có thể áp dụng đúng vào thực tiễn hoạt động của doanh nghiệp mình.
