Càng gần thời hạn bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định của Thông tư 68 (ngày 1/11/2020) thì nhu cầu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của các doanh nghiệp càng tăng cao. Vậy, doanh nghiệp cần những điều kiện gì để có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử?
Bài viết dưới đây sẽ liệt kê 6 điều kiện để doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
– Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
+ Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
+ Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện trên, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Để có thể tiến hành triển khai sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả, doanh nghiệp cần đánh giá nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình để có thể lựa chọn gói hóa đơn điện tử phù hợp; tiếp đó là lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chuyên nghiệp, hợp pháp; bước cuối cùng là lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế.
Lựa chọn công ti thiết kế trang web cần dựa trên những tiêu chí nào?
